„Schreiben Sie mir ’ne E-Mail!“

Dank Digitalisierung haben wir mittlerweile „zig“ Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren. Eine davon ist E-Mail. Die Leute lieben E-Mails! Ich mag sie auch. Drei plakative Beispiele weshalb:

• Schriftlich heißt Nachweis. Ich kann Leute festnageln, „Deals“ eingehen (um es mit den Worten von Donald J. Trump zu sagen).
• Ich kann Dateien und Links mitschicken.
• Ich kann mehrere Empfänger gleichzeitig einbinden (und im bcc verstecken).

E-Mail beeindruckt auch, weil sie „still alive“ ist. Der Online-Klassiker trotzt Prognosen –lässt sich bislang nicht von Messengern wie Slack ablösen.

Wenn ich zum Hörer greife (ich schreibe mehr E-Mails als ich telefoniere), hat das einen triftigen Grund. Hier kommt das berüchtigte „one-size-does-not-fit-all“ in der Kommunikation zum Tragen. Drei Beispiele zu „Telefon versus E-Mail“:

• Am Telefon kann ich mir anhand der Stimme und Sprechweise meines Gegenübers ein besseres Bild von ihm machen (das ist mir vor allem beim ersten Kontakt wichtig). Wie ist die Stimmung der Person? Spreche ich mit einem Mann oder einer Frau? Das meine ich ernst! Wenn ich den Vornamen XY aus einer E-Mail extrahiere und dann google, dass dieser weiblich und männlich sein kann, bin ich einem tückischen 50:50 ausgesetzt. Erst kürzlich hat mir eine Kollegin einen gehörigen Schrecken eingejagt als sie fragte: „Bist du dir sicher, dass das eine Frau ist?“ (fyi: ich stand auf der Glücksseite).
• Bei komplizierten Fällen sind E-Mails auch nicht meine erste Wahl. Dann kann es, wie mein Chef sagt, schnell zu einem „E-Mail-Ping-Pong“ kommen. Da wir zeitversetzt kommunizieren, ist es umständlicher, Missverständnisse und Rückfragen zu klären.
• Notrufhotlines gibt es auch nach wie vor aus gutem Grund. Für die dringenden Fälle eignet sich das Telefon ebenfalls besser. Ich weiß unmittelbar, ob mir der „Abheber“ weiterhelfen kann oder will. Schreibe ich eine E-Mail, fängt die Gedanken-Spirale an: Autoresponses und Lesebestätigungen außen vor: „Ist mein Anliegen angekommen?“; „Wann gibt es Feedback?“ – klassische „etc.-Schleife“, eben.

In letzter Zeit höre ich den Satz „Schreiben Sie mir `ne E-Mail!“ auffällig oft. Ich selbst „verbiete“ es mir, das zu sagen. Das gilt vor allem, wenn jemand auf Anhieb sein ganzes Anliegen erzählt hat. Sofern ich keinen schriftlichen Nachweis und / oder weiterführende Informationen benötige, kann „Schreiben Sie mir `ne E-Mail!“ nicht die Antwort sein. Sie ist unhöflich (vom Mehraufwand ganz zu schweigen) und erweckt den Eindruck:

• „Ich habe mehr zu tun als Sie. Schreiben Sie mir einen Reminder und ich gebe Ihnen Feedback, wenn es mir passt.“
• „Das war mir zu hoch. Wenn ich Ihr Anliegen schriftlich habe, schaffe ich es vielleicht noch, die Sache zu kapieren (via Google-Recherche, Kollegen fragen…).“
• „Ich habe Ihnen nicht zugehört.“ – und wir wissen ja: in Zeiten von Social Media ist das kein Kavaliersdelikt.