Nicht nur die Agenturszene beschäftigt sich mit digitaler Zusammenarbeit. Auch in der Wissenschaft setzen sich Forscherinnen und Forscher mit digitalen Teams auseinander. In der zweiteiligen Serie schreibt unsere Kollegin Franziska Schmid über die Ergebnisse ihrer berufsbegleitenden Masterarbeit zum Thema „Digitale Teams“. Teil 1 der Serie gibt einen Überblick, inwiefern Kommunikation zum Erfolg digitaler Teams beitragen kann. Im zweiten Teil der Serie geht es darum, welche kommunikativen Faktoren zum Erfolg bei der virtuellen Zusammenarbeit führen, und zusätzlich auch die Zufriedenheit der Teammitglieder verbessern.
1. Eindeutige Kommunikationsregeln festlegen
Eigentlich selbstverständlich, und doch oft vernachlässigt: Gerade bei digitaler Zusammenarbeit ist es wichtig, dass klare Kommunikationsregeln vereinbart werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten die Regeln schon vor Beginn feststehen. Akzeptanz schafft zudem, wer die Regeln gemeinsam mit den Beteiligten erarbeitet. Wer die Leistung der digitalen Zusammenarbeit steigern will, sollte zu folgenden Fragen eine Antwort finden:
- Wann und auf welchem Kanal findet die regelmäßige Besprechung statt?
- In welcher Situation wird welcher Kommunikationskanal verwendet?
- Auf welche Kommunikationsetikette können wir uns einigen?
2. Regelmäßige digitale Meetings
Kann sich ein Team nicht physisch treffen, ist ein regelmäßiger digitaler Austausch notwendig. Wichtig ist, dass die Teammitglieder nicht nur der Form halber online zusammenkommen. Daneben muss ein Meeting vorbereitet, strukturiert und nachbereitet werden. Während dabei alle Teammitglieder gefragt sind, liegt die Leitung der Meetings meist in der Hand einer einzelnen Person. Sie ist verantwortlich, alle kontinuierlich einzubeziehen und die Besprechungen so zu moderieren, dass sich jeder ausgewogen einbringt.
3. Video statt nur Text & Ton
Es gibt Inhalte, die am besten per E-Mail kommuniziert werden. Und es gibt Situationen, in denen Videochat die beste Wahl ist. Letzteres gilt beispielsweise, wenn gemeinsam kreative Ideen entwickelt werden. Das funktioniert am besten in Echtzeit, und wenn neben der Tonspur auch ein Bewegtbild übertragen wird. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler kamen außerdem zu dem Ergebnis, dass auch wichtige Entscheidungen zusätzlich über Videochat kommuniziert werden sollten. So behalten sie die Teammitglieder besser in Erinnerung, als wenn sie davon ausschließlich per E-Mail erfahren.
Was außerdem für digitale Teamarbeit noch wichtig ist:
- Gegenseitiges Vertrauen. Kommunikation unterstützt das, indem immer offen und eindeutig kommuniziert wird.
- Sichtbar gemachter Fortschritt. Auch das fällt in den Bereich der Kommunikation und kann mit technischen Hilfsmitteln abgebildet werden.
- Schulungsmöglichkeiten: Nicht jedes Teammitglied kennt sich gleich gut mit digitalen Kommunikationstools aus. Hier schaffen Schulungsangebote Abhilfe.
Die eben angesprochenen Punkte wirken auf den ersten Blick vielleicht profan, doch geht in der täglichen Arbeitsroutine oft viel verloren. Und in der Regel dauert es Stunden oder teilweise deutlich länger, bis beispielsweise gemeinsame Kommunikationsregeln festgelegt, oder das ideale Tool zum Abbilden des Teamfortschritts gefunden ist. Zu guter Letzt liegt es auch an der Disziplin jedes einzelnen, sich die Kommunikationstipps immer wieder in Erinnerung zu rufen, und sich zum Beispiel wieder konsequenter der Vor- und Nachbereitung der Meetings zu widmen. Hier heißt es, einen langen Atem zu bewahren und lieber kleine Erfolge zu feiern, statt auf Anhieb alles zu perfektionieren.
Die eben aufgelisteten Tipps sind anhand einer Auseinandersetzung mit wissenschaftlicher Forschung zu digitalen Teams entstanden. Mehr zum Thema und den zugrundeliegenden Untersuchungen gibt es bei unserer Kollegin Franziska Schmid. Wer jetzt neugierig geworden ist, liest am besten gleich weiter. Im zweiten Teil der Serie geht es um die Frage, welche der Faktoren zudem auch die Zufriedenheit der Teammitglieder fördern.
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